ที่มาของภาพ : https://sopha2017.files.
หน่วยจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ในการรวบรวม ประเมินคุณค่า จัดระบบและมาตรฐานการเก็บรักษา จัดทำคู่มือช่วยค้นและอนุรักษ์จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยอันมีคุณค่ายิ่งต่อการบริหารงานของมหาวิทยาลัยและเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาวิจัยเกี่ยวกับประวัติพัฒนาการและการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย และเพื่อให้การสร้างสรรค์และจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลมีคุณภาพทั้งในส่วนของการเตรียมสื่อดิจิทัล การสร้างเอกสาร งานพิมพ์ การสร้างสื่อนำเสนอ การจัดการเอกสาร PDF การเตรียมภาพดิจิทัลและการสร้างเอกสารเว็บได้อย่างมีคุณภาพ ทั้งนี้ขอเสนอแนวทางการจัดการเอกสาร PDF
เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัล รูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสาร ให้สามารถเรียกใช้ได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลายทั้งการส่งเอกสาร เพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การใช้นำเสนอผ่านสื่ออินเทอร์เน็ต นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์ หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่
1. การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF
2. การแปลง (Convert) หรือส่งออก (Export) เอกสารต้นฉบับที่อยู่ในรูปของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ให้เป็นเอกสาร ดิจิทัลรูปแบบ PDF เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีดำเนินการข้างต้น หลาย ๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถนำไปใช้งานต่อยอดได้ และมีจำนวนไม่น้อย ที่ไม่สามารถใช้งานต่อยอดได้ ดังเช่น
2.1 การสแกนเอกสารต้นฉบับด้วยความละเอียดต่ำ ทำให้เอกสาร PDF ที่ได้ไม่สามารถผ่านกระบวนการ OCR ได้
2.2 การสแกนเอกสารต้นฉบับโดยไม่ใส่ใจประเด็นความเอียงของเอกสารต้นฉบับ ทำให้ได้เอกสาร PDF ที่ไม่สวยงาม อ่านยาก
2.3 การแปลงหรือส่งออกเอกสารต้นฉบับที่มีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลายและหรือฟอนต์ที่ต้องการการติดตั้งเพิ่มเติม ทำให้เอกสาร PDF มีปัญหาเกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต์
2.4 การเสียเวลาจัดทำ Bookmark ของเอกสาร PDF
เอกสาร PDF ที่ได้ด้วยกระบวนการสแกน
การสแกน เป็นกระบวนการสร้างเอกสาร PDF ที่ได้รับความนิยมมานานและยังคงมีการปฏิบัติอยู่อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ดี การสแกนเอกสาร ควรมีแนวปฏิบัติดังนี้
1. เลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสมกับสภาพเอกสาร
2. กำหนดความละเอียด (Resolution) หรือคุณภาพ (Quality) ของอุปกรณ์สแกน ให้อยู่ในระดับสูง เช่น 300 dpi ขึ้นไป
3. วางกระดาษ หรือต้นฉบับเอกสารให้ตรงหรือตามสภาพจริงของกระดาษ
4. ดำเนินการสแกน ตามขั้นตอน โดยขั้นตอนการสแกน มีกระบวนการย่อยที่ต้องพิจารณา ดังนี้
Scan → Crop & Rotate → Retouch → PDF + Matadata →ตรวจสอบคุณภาพ
(เก็บต้นฉบับเข้าคลัง ) ( ปรับค่า Level (PDF คุณภาพสูง)
เก็บไฟล์ที่ Retouch เข้าคลัง
(ไฟล์คุณภาพสูง) )
เอกสาร PDF จากการแปลงหรือการส่งออก
เอกสาร PDF จำนวนมากในปัจจุบัน มักจะได้มาด้วยกระบวนการแปลง (Convert) หรือการส่งออก (Export) โดยผ่านซอฟต์แวร์ หรือคำสั่งเฉพาะ เช่น การแปลงเอกสารที่สร้างด้วย MS Office เป็นเอกสาร PDF ผ่านโปรแกรม Acrobat Processional Pro หรือการส่งออกเอกสารที่สร้างด้วย OpenOffice.org/LibreOffice เป็น PDF ด้วยคำสั่ง Export เป็นต้น ทั้งนี้เอกสาร PDF ที่ดำเนินการด้วยการแปลงหรือส่งออก ควรมีแนวปฏิบัติดังนี้
1. เอกสารต้นฉบับ ควรสร้างด้วยความสามารถ Style เพื่อให้ระบบแปลงเนื้อหา Heading 1, Heading 2,… เป็น Bookmark ให้อัตโนมัติ
2. เอกสารต้นฉบับ ควรระบุข้อมูลเอกสาร (Document Properties หรือ Metadata) ให้เหมาะสม เพื่อให้ได้เอกสาร PDF ที่มี Metadata จากต้นแหล่ง (เอกสารต้นฉบับ เช่น Word, PowerPoint เป็นต้น)
3. เอกสาร PDF ควรมีข้อมูลบรรณานุกรมเพื่อประกอบการสืบค้นและการให้ข้อมูลต่อระบบเชื่อมโยงต่างๆ
4. กำหนดรูปแบบการแปลงหรือส่งออกเอกสาร PDF ให้เหมาะสม ดังนี้
เอกสาร PDF รูปแบบปกติ เพื่อการใช้งานทั่วไป PDF - Portable Document Format (PDF) ควรแปลงเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสาร PDF ที่ตรงกับลักษณะการใช้งาน เช่น Standard สำหรับการสร้างเอกสาร PDF ที่พร้อมใช้งานทั่วไป
เอกสาร PDF รูปแบบ Smallest File สำหรับการสร้างเอกสาร PDF ที่มีการลดขนาดไฟล์เพื่อการส่งผ่านอีเมลล์หรือนำเสนอผ่านเว็บไซต์
เอกสาร PDF รูปแบบ /a (PDF/A) เพื่อการจัดเก็บเป็น Archives สำหรับการสร้างเอกสาร PDF เพื่อจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่เป็นเวลานาน เอกสารจะมีการฝังฟอนต์และรับประกันว่าสามารถเปิดเรียกดูได้ในอนาคตผ่าน PDF Reader ต่างๆ สำหรับวิธีการฝังฟอนต์จะพูดถึงในลำดับต่อไป
บรรณานุกรม :
บุญเลิศ อรุณพิบูลย์, บุญเกียรติ เจตจำนงนุช. (2561). แนวปฏิบัติการบริหารจัดการสื่อดิจิทัล. ใน หลักและแนวปฎิบัติการจัดการจดหมายเหตุ. (น.128-132). นนทบุรี : สำนักบรรณสารสนเทศ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช.
